Die Hochschulbibliografie als Instrument der Mittelvergabe

mbi000127 Fachbeitrag Die Hochschulbibliografie als Instrument der Mittelvergabe The University Bibliography – a tool for 'performance-related bonuses' Schmiel Schmiel Markus M

Medizinische Hochschule Hannover, Bibliothek - OE 8900, Carl-Neuberg-Str. 1, D-30625 Hannover, Tel.: +49 (511) 532-5835, Fax: +49 (511) 532-3346Medizinische Hochschule Hannover, Deutschland

Schmiel.markus@mh-hannover.de author German Medical Science GMS Publishing House

Düsseldorf

610 Hochschulbibliografie leistungsorientierte Mittelvergabe RefWorks 20081218 germ 1865-066X 8 3 GMS Medizin - Bibliothek - Information GMS Med Bibl Inf AGMB-Jahrestagung in Magdeburg 2008: "AGMB: weiter bilden - Netze knüpfen - Zukunft sichern" 30 Im März 2008 erfolgte die Implementierung eines neuen Verfahrens zur Erfassung der Publikationsdaten von Angehörigen der Medizinischen Hochschule Hannover. Ziel der Umstellung auf zentrale Datensammlung in der MHH-Bibliothek war, die Abteilungen von der dezentralen Erstellung jährlicher Listen zu entlasten, die Berechnung leistungsorientierter Mittel seitens des Präsidialamtes zu erleichtern sowie eine aktuelle, transparente Hochschulbibliografie zu erzeugen. Durch die Verbindung von Bibliografie und leistungsorientierter Mittelvergabe (LOM) anhand von Publikationsdaten wird zum einen eine hohe Vollständigkeit der Daten gewährleistet, zum anderen präsentiert sich die Bibliothek als wichtiger Partner der Wissenschaftsadministration und erhöht so ihre Außenwahrnehmung. Die Entwicklung und Durchsetzung eines geeigneten Systems erfolgte unter Einbeziehung verschiedener Hochschulbereiche und stellte auch einen Versuch dar, die Bibliothek im Netz von Forschung, Lehre und Verwaltung neu zu verorten. Dabei offenbarte sich, dass die professionellste Lösung nicht immer die beste sein muss. In March 2008 the Hannover Medical School installed a new procedure for the collection of the publication data of its members. Aim of this reorganisation to a central database by the library was to disburden the institutes from the creation of annual lists, to convenience the calculation of the “performance-related bonuses” and to generate an actual, transparent University Bibliography. By linking bibliography and “performance-related bonuses” through the publication data we gain on the one hand a high completeness of data, on the other hand the library presents itself as an important partner in scholarship-administration witch increases its external perception. Development and assertion of a capable system took place with involvement of diverse departments of university and was also meant as an attempt to locate the library in the network of research, lesson and administration on a new place. In this process it occurred that the most professional solution does not have to be the best. Die Hochschulbibliografie als Instrument der Mittelvergabe Einleitung Die bibliografische Verzeichnung des Schrifttums von Hochschulangehörigen im Rahmen einer Universitäts- oder Hochschulbibliografie erlebte in den vergangenen Jahren zunehmende Beachtung. Die Erstellung und Publikation solcher Listen dient nicht nur der allgemeinen Außendarstellung der Einrichtung sondern gleichzeitig Rechtfertigungszwecken den Trägern gegenüber. Leistungsmessung anhand von Publikationstätigkeit stellt somit ein – wenn auch nicht unumstrittenes – Instrument der Mittelvergabe dar . Damit aus einer Literaturliste eine berechenbare Datenbasis wird, müssen Daten erhoben werden, die über die rein bibliografische Beschreibung hinausgehen. An der Medizinischen Hochschule Hannover (MHH) wurde ausgehend von vorhandenen Strukturen eine Methode erarbeitet, die die bibliografische Verzeichnung der Publikationen mit der Datenerhebung zur leistungsorientierten Mittelvergabe (LOM) verbindet. Dabei muss vorangestellt werden, dass nicht die bibliografische Verzeichnung die LOM garantiert, sondern dass die Bibliografie von der allseits akzeptierten Datenerhebung für die LOM-Berechnung insofern profitiert, als dass eine annähernde Vollständigkeit der Daten ohne diese Verknüpfung nur schwer zu bewerkstelligen wäre. Ausgangssituation Die Verzeichnung der Publikationen von MHH-Angehörigen erfolgte in der Vergangenheit dezentral in den rund 80 Kliniken und Instituten der Hochschule. Dort wurden die Daten innerhalb eines Jahres gesammelt oder am Jahresende zusammengestellt. Diese Listen unterschiedlicher bibliografischer Qualität mussten zu einem bestimmten Stichtag im Präsidialamt vorliegen, um für die Berechnung LOM herangezogen zu werden. Hintergrund dieser Regelung ist, dass ein bestimmter Prozentsatz der Geldmittel an die Kliniken und Institute leistungsbezogen verteilt wird. Diese Leistungsmessung erfolgt unter anderen aufgrund der Publikationsdaten, wobei sich die MHH hier an den DFG-Empfehlungen orientiert. In der Regel nutzen die meldenden Abteilungen in Medline gelistete Einträge der Artikel, wobei die Autorinnen und Autoren der entsprechenden Abteilung durch Kursiv- bzw. Fettdruck hervorgehoben wurden. Die eingereichten Listen wurden zunächst vom Präsidialamt an die Bibliothek weitergereicht, wo sie mit den LOM-relevanten Daten angereichert wurden. Im Einzelnen wurden für jede Publikation folgende Daten ergänzt: der Impact Faktor der Zeitschrift , die Anzahl der Mittelautoren, davon Abteilungszugehörige, davon Frauen. Die so zusammengestellten Daten wurden anschließend im Präsidialamt in entsprechende Exceltabellen händisch übertragen und zur Berechnung der entsprechenden Geldmittel ausgewertet. Parallel dazu wurden die Literaturlisten im Forschungsbericht der MHH publiziert. Das Erscheinen der Druckausgabe des Forschungsberichtes verzögerte sich meist bis in den September des Folgejahres. Eine gewisse Verbindung zwischen leistungsorientierter Mittelvergabe und Bibliografieerstellung hatte sich also bereits etabliert, da die Bibliothek in den vergangenen Jahren die Listen jeweils mit den „literaturnahen“ Daten angereichert hatte. Fehleranalyse Das vorgestellte Verfahren wurde von allen beteiligten Parteien zunehmend als unbefriedigend empfunden. Die Abteilungen gerieten kurz vor Abgabeschluss oftmals unter Zeitdruck, wenn die Listenerstellung nicht kontinuierlich im laufenden Jahr erfolgt war. Die Qualität, Vollständigkeit und Konsistenz der so erstellten Listen war mangelhaft. Doppeltmeldungen aufgrund übersetzter Titel oder Überträgen aus dem Vorjahr wurden zufällig festgestellt. Von fehlenden Eintragungen musste ausgegangen werden. Sowohl beim bibliografischen Format gab es Vereinheitlichungsbedarf wie bei der Publikationstypenzuordnung nach Übersichten oder Originalarbeiten. Weitere Inkonsistenzen betreffend der Abteilungszugehörigkeit von einzelnen Autoren traten erst nach Einführung des neuen Verfahrens zutage; dies war insbesondere dann der Fall, wenn Autoren im Verlauf des Jahres die Abteilung gewechselt hatten. Die nichtautomatisierten Arbeiten im Präsidialamt stellten eine hohe Arbeitsbelastung dar und führten nicht zuletzt zu einer starken zeitlichen Verzögerung bis zum Erscheinen des Forschungsberichtes des abgelaufenen Berichtszeitraumes. Optimierungsansätze Aufgrund dieser Unzulänglichkeiten des bibliografischen Aspektes des Forschungsberichtes und der nur partiellen Involvierung der Bibliothek bei Arbeiten ihres Kernkompetenzbereiches der Literaturverzeichnung, entstand der Wunsch seitens der Bibliothek hier ihre Unterstützung anzubieten. Als wichtigstes Defizit wurde das Fehlen einer zentralen Datenbasis angesehen. Erst die Erstellung einer zentralen Datenbasis ermöglicht folgende Desiderata: Datenkonsistenz, optimale Recherchemöglichkeiten, statistische Auswertungen, einfachere LOM-Berechnung, einheitliches bibliografisches Format sowie eine zeitnahe und transparente Publikationsmöglichkeit. Konzeption Ausgehend von diesen Überlegungen stellte die Bibliothek in der Forschungskommission der Hochschule ein verbessertes Konzept zunächst für die bibliografische Verzeichnung der MHH-Publikationen vor. Die Diskussion dieses Konzeptes ergab schnell den Wunsch seitens der Wissenschaftsadministration nach einer Verschmelzung der LOM-Berechnung mit der Hochschulbibliografie. Dies wiederum bedeutete, dass die Bibliothek zwar weiterhin federführend das Projekt weitertreiben würde, jedoch flankiert wurde von Präsidialamt und Hochschulrechenzentrum und versuchen musste, administrative Bedürfnisse und technische Möglichkeiten in Einklang zu bringen. Zu diesem Zweck wurde ein Arbeitskreis bestehend aus Forschungsdekan sowie Vertretern aus Bibliothek, Präsidium, Rechenzentrum, Wissenschaftlern und Studenten gebildet. Der Arbeitskreis formulierte zwei Prämissen, die für eine Implementierung und Akzeptanz eines neuen Verfahrens als notwendig erachtet wurden: die Nutzung vorhandener technischer Ressourcen sowie die Nutzung vorhandener „menschlicher“ Gewohnheiten. Ergebnis dieser Diskussion war folgendes Datenflussmodell (Abbildung 1 ), wie es schließlich auch Anwendung fand. Ein auf den Internetseiten der Bibliothek abgelegtes zentrales Eingabeformular (php) wird mittels Ovid LinkSolver</PlainText></TextGroup> mit den bibliografischen Daten aus PubMed gespeist. Dabei wird davon ausgegangen, dass der ganz überwiegende Teil der Publikationen in Medline verzeichnet wird. Der Benutzer ruft hierbei den zu meldenden Artikel in Pubmed auf, wählt die Abstractanzeige und nutzt die Schaltfläche des Linksystems, das bereits für die Verlinkung zu Volltexten oder Fernleihbestellungen genutzt wird. Für die Hochschulbibliografie wurde hier ein weiteres Linktarget angelegt. Mittels OpenURL werden nun die bibliografischen Daten in das Formular übertragen. Für nicht in Medline gelistete Publikationen (ephemere Zeitschriften, Buchbeiträge, Dissertationen etc.) steht das Formular auch direkt zur manuellen Eingabe zur Verfügung. </Pgraph> <Pgraph>Nun müssen nur noch die weiteren relevanten Daten ergänzt werden. Erst- und Letztautorschaft sowie Geschlecht der Autoren werden durch einfache Schaltflächen gekennzeichnet, Abteilungszugehörigkeit und Publikationstyp werden mittels Auswahlmenü zugeordnet. Nach dem Speichern der Eingabe werden die Daten in einer Datei abgelegt (csv) und stehen zur weiteren Bearbeitung in der Bibliothek bereit. Gleichzeitig erhält der Meldende ein E-Mail mit allen von ihm gespeicherten Daten. Die so entstandene Datenbasis dient nun der LOM-Berechnung (Excel) sowie zur Speisung einer Datenbank bereit, die der Netzpublikation der Daten dient, sowie deren Aufbereitung für die Publikation im Forschungsbericht.</Pgraph> <SubHeadline>Das richtige System</SubHeadline> <Pgraph>Für die Bibliothek blieb an dieser Stelle die letzte Frage zu klären, welches Datenbanksystem zur Bearbeitung der Daten genutzt werden sollte. Zur Verfügung standen zwei konkurrierende Systeme: der Bibliothekskatalog (GVK) sowie ein Literaturverwaltungsprogramm. Zur Entscheidungsfindung wurden Vor- und Nachteile der Systeme gegenübergestellt (Tabelle 1 <ImgLink imgNo="1" imgType="table"/>).</Pgraph> <Pgraph>Diese Überlegungen ergaben ein deutliches Übergewicht zu Gunsten eines Literaturverwaltungsprogramms, wenn auch Abstriche in den Möglichkeiten bibliografischer Beschreibung zu machen waren.</Pgraph> <Pgraph>Es wurden mehrere Literaturverwaltungsprogramme bzgl. Einsatzmöglichkeit im Projekt Hochschulbibliografie getestet, wobei sich kaum große Unterschiede in den Möglichkeiten der Programme ergaben. In die Entscheidung des Erwerbs einer Campuslizenz für das webbasierte Literaturverwaltungsprogramm RefWorks flossen auch andere Überlegungen der Bibliothek mit ein, die den Doktoranden der MHH ein kostenfreies Literaturverwaltungsprogramm sowie Schulungen darin anbieten wollte. Der Arbeitsalltag jedoch bestätigt die Entscheidung gerade im Punkt Netzbasiertheit, da die beteiligten Mitarbeiter von unterschiedlichen Rechnerarbeitsplätzen auf die entsprechende Datenbank zugreifen können. Auch konnte allen Anforderungen im Rahmen der Bibliografieerstellung entsprochen werden.</Pgraph> <SubHeadline>Arbeitsabläufe</SubHeadline> <Pgraph>Die über das Eingabeformular in der Datei neu abgelegten Datensätze werden in der Bibliothek täglich abgerufen und in eine Exceltabelle kopiert. In dieser Tabelle werden die Daten zunächst nach dubletten Meldungen durchsucht, doppelte Einträge werden gelöscht bzw. zusammengeführt, so dass je Publikation nur eine Zeile verbleibt, in der sämtliche Artikelinformationen abgelegt sind. Das wird darum notwendig, da unter Beteiligung mehrerer Abteilungen entstandene Publikationen auch mehrmals gemeldet werden, wobei nicht jeder Meldende vollständige Angaben zu allen Autoren macht. Zweifelsfälle bzgl. der Abteilungszugehörigkeit werden mit den Meldenden oder deren Abteilungsleitern geklärt. Die Erfahrung zeigt, dass etwa nur 3% der Eingaben Rückfragen erfordern. Unklare bibliografische Angaben werden sofern möglich von der Bibliothek nachrecherchiert. Des Weiteren wird – soweit vorhanden – der Impact Faktor der entsprechenden Zeitschrift angefügt. Die so gepflegte Tabelle wird am Jahresende für die einzelnen Abteilungen so aufbereitet, dass dort geprüft werden kann, ob alle Publikationen eingetragen sowie alle Autoren mit den richtigen Attributen versehen worden sind. Änderungswünsche werden wieder in der zentralen Datei durchgeführt, die im Anschluss im Präsidium zur LOM-Berechnung genutzt werden kann.</Pgraph> <Pgraph>Parallel dazu importiert die Bibliothek die Daten in ihr Literaturverwaltungsprogramm. Dort wurde ein MHH-eigener Ausgabestil kreiert, der auf dem Vancouverstyle basierend auch die beteiligten Abteilungen, die Publikationstypen wie sie der Forschungsbericht unterscheidet sowie die Impact Faktoren verzeichnet. Diese sukzessiv wachsende Datenbank kann online über die Homepage der Bibliothek eingesehen werden <TextLink reference="4"></TextLink> und erlaubt auch komplexere Recherchen sowie die Datenübernahme in eigene Literaturverwaltungsprogramme. Gleichzeitig werden neu gemeldete Publikationen in monatlichen Listen sowie in kumulierenden Halbjahresverzeichnissen im pdf-Format in Netz gestellt. Auch RSS-Feeds sind möglich. Nach Meldeschluss erstellt die Bibliothek die abteilungsbezogenen Literaturlisten für den Forschungsbericht.</Pgraph> <SubHeadline>Arbeitsbelastung</SubHeadline> <Pgraph>Intention des Angebotes der Bibliothek an die Hochschule war nicht primär der Bibliothek Arbeit zu ersparen, sondern Arbeiten in Bereichen ihrer Kernkompetenz aus den Abteilungen in die Bibliothek zu verlagern und gleichzeitig die Qualität der Bibliografie zu optimieren. Durch zurückgehende Fallzahlen im Leihverkehr bei gleichzeitiger Optimierung von Arbeitsabläufen wurden Kapazitäten frei, die nun abgerufen werden konnten. Die tägliche Inanspruchnahme während des Regelbetriebes im laufenden Kalenderjahr kann mit ca. 0,2 VZÄ veranschlagt werden, wobei von einer Publikationsmenge von ca. 2000 Veröffentlichungen pro Jahr inkl. Dissertationen ausgegangen wird.</Pgraph> <SubHeadline>Nebeneffekte</SubHeadline> <Pgraph>Durch die offizielle Einbindung der Bibliothek in die Erstellung des Forschungsberichtes mit damit verbundener Datenerhebung für die Leistungsorientierte Mittelvergabe hat sich eine neues kommunikatives Netz gebildet (Abbildung 2 <ImgLink imgNo="2" imgType="figure"/>), das zeigt wie sich die Bibliothek innerhalb der Hochschule neu verortet und anders wahrgenommen wird.</Pgraph> <Pgraph>Den Studierenden präsentiert die Bibliothek mit ihrem Schulungsangebot zu RefWorks ein weiteres Modul unter der Rubrik: „Teaching Library“. Sie erhöht die Binnenwahrnehmung der Bibliothek seitens des Forschungsbereiches, dem sie sich nicht mehr nur als Zulieferer von elektronischen Zeitschriften präsentiert, sondern auch ihre Literaturverwaltung administriert sowie ihre Daten für die LOM erhebt. Des Weiteren ist die Bibliothek auch für die Wissenschaftsadministration ein wichtiger Partner geworden, als deren unmittelbarer Dienstleister sie fungiert. </Pgraph> <Pgraph>Diese Nebeneffekte führen die Bibliothek ein Stück weit aus der Nische der reinen Literaturlieferanten an die Oberfläche der Hochschulöffentlichkeit; ein Effekt den ein an manchen Stellen professionelleres – und teureres – System nicht hätte leisten können.</Pgraph> <SubHeadline>Ausblick</SubHeadline> <Pgraph>Während am Beginn aller Überlegungen der Gedanke einer Sammlung aller Publikationen von Hochschulangehörigen im Volltext – mit damit verbundenen Open Access – so schnell er angedacht war wieder verworfen werden musste, steht am Ende diese Projektes zumindest eine Bewegung in diese Richtung. Eine weitere Arbeitsgruppe hat sich gebildet, die sich um die Verlinkung zu den Volltexten auch außerhalb vorhandener Lizenzen bemüht.</Pgraph> </TextBlock> <References linked="yes"> <Reference refNo="1"> <RefAuthor>Deutsche Forschungsgemeinschaft</RefAuthor> <RefTitle></RefTitle> <RefYear>2004</RefYear> <RefBookTitle>Empfehlungen zu einer "leistungsorientierten Mittelvergabe" (LOM) an den medizinschen Fakultäten - Stellungnahme der Senatskommission für klinische Forschung der Deutschen Forschungsgemeinschaft</RefBookTitle> <RefPage></RefPage> <RefTotal>Deutsche Forschungsgemeinschaft, Hrsg. Empfehlungen zu einer "leistungsorientierten Mittelvergabe" (LOM) an den medizinschen Fakultäten - Stellungnahme der Senatskommission für klinische Forschung der Deutschen Forschungsgemeinschaft. Bonn: DFG; 2004.</RefTotal> </Reference> <Reference refNo="2"> <RefAuthor>Institute for Scientific Information</RefAuthor> <RefTitle></RefTitle> <RefYear>1999-</RefYear> <RefBookTitle>Journal citation reports</RefBookTitle> <RefPage></RefPage> <RefTotal>Institute for Scientific Information. Journal citation reports. Philadelphia, Pa.: Thompson ISI; 1999-.</RefTotal> </Reference> <Reference refNo="3"> <RefAuthor>Medizinische Hochschule Hannover</RefAuthor> <RefTitle></RefTitle> <RefYear>2004-</RefYear> <RefBookTitle>Forschungsbericht</RefBookTitle> <RefPage></RefPage> <RefTotal>Medizinische Hochschule Hannover. Forschungsbericht. 2004-. Verfügbar unter: http://www.mh-hannover.de/forschung.html</RefTotal> <RefLink>http://www.mh-hannover.de/forschung.html</RefLink> </Reference> <Reference refNo="4"> <RefAuthor>Bibliothek der Medizinischen Hochschule Hannover</RefAuthor> <RefTitle>Hochschulbibliografie 2008</RefTitle> <RefYear>2008</RefYear> <RefTotal>Bibliothek der Medizinischen Hochschule Hannover. Hochschulbibliografie 2008. Refworks; 2008. Verfügbar unter: http://www.refworks.com/refshare?site=047931198224000000/RWWS6A619751/Hochschulbibliografie%202008</RefTotal> <RefLink>http://www.refworks.com/refshare?site=047931198224000000/RWWS6A619751/Hochschulbibliografie%202008</RefLink> </Reference> </References> <Media> <Tables> <Table format="png"> <MediaNo>1</MediaNo> <MediaID>1</MediaID> <Caption> <Pgraph> <Mark1>Tabelle 1: Gegenüberstellung und Bewertung wichtiger Eigenschaften von Bibliothekskatalog und Literaturverwaltungsprogramm zu Bibliografiezwecken </Mark1> </Pgraph> </Caption> </Table> <NoOfTables>1</NoOfTables> </Tables> <Figures> <Figure format="png" height="341" width="592"> <MediaNo>2</MediaNo> <MediaID>2</MediaID> <Caption> <Pgraph> <Mark1>Abbildung 2: Netzstruktur der Kommunikation bzgl. Hochschulbibliografie, Literaturverwaltung und LOM</Mark1> </Pgraph> </Caption> </Figure> <Figure format="png" height="441" width="912"> <MediaNo>1</MediaNo> <MediaID>1</MediaID> <Caption> <Pgraph> <Mark1>Abbildung 1: Modell des Datenflusses der bibliografischen und anderen relevanten Daten von der Eingabemaske bis zur letztendlichen Verwertung</Mark1> </Pgraph> </Caption> </Figure> <NoOfPictures>2</NoOfPictures> </Figures> <InlineFigures> <NoOfPictures>0</NoOfPictures> </InlineFigures> <Attachments> <NoOfAttachments>0</NoOfAttachments> </Attachments> </Media> </OrigData> </GmsArticle>