mbi000125 Fachbeitrag The future strategic concept of the AGMB: a preliminary report given by the task force Kintzel Kintzel Melanie M

Ärztliche Zentralbibliothek am Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf, Martinistraße 52, 20246 HamburgÄrztliche Zentralbibliothek am Universitätsklinikum Hamburg-Eppendorf, Hamburg, Deutschland

kintzel@aezb.uke.uni-hamburg.de author Hoyer Hoyer Sabine S

Universitätsbibliothek Mainz, Deutschland

s.hoyer@ub.uni-mainz.de author German Medical Science GMS Publishing House

Düsseldorf

610 AGMB association work strategic plan member survey AGMB Verbandsarbeit Strategie Mitgliederbefragung 20081218 germ 1865-066X 8 3 GMS Medizin - Bibliothek - Information GMS Med Bibl Inf AGMB-Jahrestagung in Magdeburg 2008: "AGMB: weiter bilden - Netze knüpfen - Zukunft sichern" 28 Im Frühjahr 2008 lud der Vorstand der Arbeitsgemeinschaft für medizinisches Bibliothekswesen (AGMB) e.V. die Mitglieder ein, eine Task-Force zu bilden, die sich mit der zukünftigen Ausrichtung des Verbandes beschäftigt und dazu Vorschläge und Visionen entwickelt. Anlass dafür waren u.a. in den letzten Jahren stagnierende Teilnehmerzahlen bei den Jahrestagungen sowie Schwierigkeiten bei der Suche von künftigen Tagungsorten und bei der Rekrutierung von Kandidatinnen und Kandidaten für die Vorstandswahlen. Dieser Beitrag stellt die Task-Force und ihre bisherige Arbeit vor, insbesondere die im Sommer 2008 durchgeführte Mitgliederbefragung und die ersten Ergebnisse daraus. In the spring of 2008 the managing-committee of the Medical Library Association (AGMB) invited the members to form a task force in order to concentrate on a new strategic concept for the association and develop corresponding recommendations and visions. Stagnating attendance at the association’s annual conferences in recent years as well as difficulties in finding future venues and new candidates for the elections to the board gave reason to this scheme. This article introduces the members of the task force and their work hitherto with a special focus on the member survey conducted in the summer of 2008 and its first results. Die zukünftige Ausrichtung der AGMB Zu Beginn des Jahres 2008 erfolgte ein Aufruf des Vorstandes an die Mitglieder, sich über die zukünftige Ausrichtung der Arbeitsgemeinschaft für medizinisches Bibliothekswesen (AGBM) e.V. Gedanken zu machen. Es gab immer wieder Anregungen zu Verbesserungen. Vorschläge waren unter anderem, mehr Lobbyarbeit zu betreiben, die Mitglieder aktiver zu beteiligen und eine Geschäftsstelle einzurichten. Außerdem sollten die Angebote für die Mitglieder attraktiver werden. Andererseits stagniert die Teilnehmerzahl bei den Jahrestagungen, es gibt kaum Kandidaten für die Vorstandswahlen und es bereitet in den letzten Jahren Schwierigkeiten, Ausrichter für die Jahrestagungen zu finden. Auf den Aufruf des Vorstandes hin gründete sich eine Task-Force, die aus 8 Kollegen und Kolleginnen aus ganz Deutschland besteht. Die Mitglieder der Task-Force sind: Manuela Röhner (Universitätsbibliothek Magdeburg) Dr. Sybille Mauthe (Universitätsbibliothek Heidelberg) Sascha Höning (Abbott GmbH, Ludwigshafen) Sandra Pfob und Alexander Schroeder (Helios Kliniken Berlin) Melanie Kintzel (Ärztliche Zentralbibliothek des Universitätsklinikums Hamburg-Eppendorf) Sabine Hoyer und Dr. Stefanus Schweizer (Universitätsbibliothek Mainz) Ziele der Task-Force Die Bitte des Vorstands war es, Visionen für die künftige Arbeit der AGMB zu entwickeln. Die Task-Force erarbeitet mögliche Ziele bzw. Teilziele und konzipiert Maßnahmen, wie diese Ziele erreicht und umgesetzt werden können. Diese sollen dem Vorstand als Handlungsempfehlungen unterbreitet werden. Bisherige Aktivitäten der Task Force Ende April konstituierte sich die Gruppe bei einem Arbeitstreffen an der Universitätsbibliothek (UB) Mainz. Nach einer ersten Analyse des IST-Zustands wurden Ideen gesammelt und Wünsche geäußert nach dem Motto „ Was wollen wir als Mitglieder eigentlich, was ist uns wichtig?“ und „Welchen Mehrwert bietet die AGMB für uns?“. Bei der Verabredung der weiteren Vorgehensweise wurde beschlossen, die Meinungen möglichst vieler AGMB-Mitglieder über eine Mitgliederbefragung einzuholen. Diese Befragung entwickelten die Kollegen aus Hamburg und Berlin im nächsten Schritt. Ein weiteres Treffen der Task-Force fand auf dem Bibliothekartag in Mannheim statt. Bei diesem Arbeitstreffen wurden die Fragebogeninhalte und Fragen diskutiert und abgestimmt. Inhalte und Rahmen der Mitgliederbefragung Die Umfrage bestand aus insgesamt 18 Fragen (Fragebogen s. Anhang 1 ). Es wurden Fragen gestellt zum Verhalten und zu Einstellungen der Mitglieder, z.B. wie häufig sie an den Jahrestagungen teilnehmen bzw. welche Gründe für eine Nicht-Teilnahme stehen. Weitere Fragen waren, ob sich die Mitglieder vorstellen können, für den Vorstand des Verbandes zu kandidieren oder eine Jahrestagung in ihrer Einrichtung auszurichten. Der größte Teil des Fragebogens befasste sich mit der Bewertung der Angebote und ihrer Wichtigkeit, z.B. die Wichtigkeit der Tagungsinhalte und der Leistungen der AGMB und auch deren Bekanntheitsgrad. Weiterhin wurden soziodemographische Daten der Teilnehmer erhoben, da die AGMB Mitglieder mit unterschiedlicher bibliothekarischer Ausbildung aus den unterschiedlichsten Bereichen des medizinischen Bibliothekswesens mit unterschiedlichsten Rahmenbedingungen vereint. So wurde nach dem Bibliothekstyp der Befragungsteilnehmer, nach der personellen Ausstattung der Bibliothek sowie nach der Position bzw. Funktion des Mitgliedes gefragt. Eine weitere Frage befasste sich mit der bibliothekarischen Ausbildung des Mitglieds. Die Erhebung dieser soziodemographischen Daten erlaubt, Aussagen und Wünsche der Befragten nach verschiedenen Kategorien zu bündeln und zu identifizieren, ob bestimmte Befragtengruppen andere Anforderungen haben als andere. So können später zielgruppenspezifische Angebote erstellt werden. Die eigentliche Durchführung der Befragung erfolgte online. Die Umfrage wurde mit Unterstützung des Zentrums für Qualitätssicherung an der Universität Mainz erstellt. Verwendet wurde dafür die Software Evasys, dieses System wird zur Vorlesungsevaluation eingesetzt und stand der Task-Force kostenfrei zur Verfügung. Die Befragung lief von Mitte Juli bis Ende August. Um auf die Umfrage aufmerksam zu machen, wurde eine E-Mail an alle Mitglieder des Verbandes verschickt sowie eine Nachricht an die Mailingliste MEDIBIB-L. Zum Rücklauf: Es haben sich 114 Mitglieder beteiligt, das entspricht einer Rücklaufquote von ca. 28,5 Prozent. Die Ergebnisse sind daher nicht repräsentativ für alle Mitglieder der AGMB, da hier die Verzerrung zu groß sein kann. Dennoch lassen sich wertvolle Schlüsse für die weitere Arbeit der Task-Force aus den Äußerungen der Befragungsteilnehmer ableiten. Erste Ergebnisse der Mitgliederbefragung Bei der Interpretation der Ergebnisse ist es wichtig, sich vor Augen zu halten, dass es sich immer nur um ein Abbild der Teilnehmer der Umfrage handelt, also nicht um ein Abbild aller AGMB-Mitglieder. Im Folgenden werden die Ergebnisse der einfachen Auswertung dargestellt. Befragte nach Bibliothekstyp Die größte Gruppe der Befragten (40%) arbeitet in einer Hochschulbibliothek (Abbildung 1 ). Es folgt die Gruppe der Krankenhausbibliotheken (31%). 18 Prozent der Befragten arbeiten schließlich in einer Firmenbibliothek (z.B. in einem Pharmaunternehmen) und 11 Prozent in einer sonstigen Bibliothek. Es wurde aus Anonymitätsgründen darauf verzichtet zu erheben, in was für einer sonstigen Einrichtung der Befragungsteilnehmer arbeitet. Personelle Ausstattung der Bibliothek Auffällig ist, dass die größte Gruppe der Befragten (38%) in einer Bibliothek mit einem oder weniger Vollzeitäquivalenten arbeitet (Abbildung 2 ). 26 Prozent arbeiten in einer Bibliothek mit 2 bis 5 Vollzeitäquivalenten, neun Prozent in einer Bibliothek mit 6 bis 10, 12 Prozent in einer Bibliothek mit 11 bis 20 und 15 Prozent in einer Bibliothek mit mehr als 20 Vollzeitäquivalenten. Position/Funktion des Mitglieds Rund zwei Drittel (67%) der Befragten sind Leiter ihrer Bibliothek, wobei hier auch die sogenannten One-Person-Librarians und Fachreferenten, die eine Zweigbibliothek leiten, inbegriffen sind (Abbildung 3 ). Sieben Prozent sind reine Fachreferenten, 26 Prozent sind sonstige Mitarbeiter der Bibliothek, d.h. ein Drittel der Teilnehmer ist als Mitarbeiter in seiner Bibliothek beschäftigt. Weitere Analysen werden zeigen, auf welche Bibliothekstypen und -größen sich die jeweiligen Funktionsgruppen verteilen, wie oft sie bei der Jahrestagung vertreten sind und welche spezifischen Anforderungen sie an die AGMB haben. Bibliothekarische Ausbildung des Mitglieds Um spezielle Bedürfnisse z.B. von Quereinsteigern in der Branche identifizieren zu können, wurde nach der bibliothekarischen Ausbildung des Befragten gefragt. Jeder sechste Befragte (17%) besitzt keine bibliothekarische Ausbildung, zählt also zu den so genannten Quereinsteigern (Abbildung 4 ). Es kann davon ausgegangen werden, dass diese Gruppe besondere Erwartungen an eine Mitgliedschaft in der AGMB hat. Daher ist zu ermitteln, in was für Bibliotheken diese Befragtengruppe arbeitet und welche Erwartungen und Wünsche sie an die AGMB hat. Die größte Gruppe der Befragten bilden die Diplombibliothekare (58%), über die neuen bibliothekarischen Abschlüsse Bachelor und Master verfügen jeweils ein bzw. sechs Prozent. Unter den Befragten sind 14 Prozent, die ein Bibliotheksreferendariat bzw. -volontariat absolviert haben, nur vier Prozent sind Fachangestellte für Medien- und Informationsdienste. Wichtigkeit der Leistungen der AGMB Um der AGMB zu ermöglichen, ihr Angebots- und Leistungsspektrum zu revidieren, wurde nach der Wichtigkeit der einzelnen bestehenden Angebote und Leistungen gefragt. Die drei für am wichtigsten erachteten Angebote sind Informationen über Fortbildungen im Bereich Medizin-Bibliotheken (96,8% sehr wichtig oder wichtig, Abbildung 5 ), der informelle Erfahrungsaustausch zwischen Medizin-Bibliotheken (86,7% sehr wichtig oder wichtig) und Informationen über aktuelle medizinische Informationsangebote (84,9% sehr wichtig oder wichtig). Es fällt auf, dass der Bekanntheitsgrad der Informationskanäle noch gesteigert werden kann. Medinfo kennen 19,1 Prozent der Befragten, MEDIBIB 9,9 Prozent und „GMS Medizin – Bibliothek – Information“ 8,8 Prozent nicht. Teilnahme an der Jahrestagung Um festzustellen, wie viele Mitglieder regelmäßig an der Jahrestagung teilnehmen, wurde nach der Häufigkeit der Teilnahme an der Tagung gefragt. 31,9 Prozent der Befragten gaben an, jedes Jahr an der Tagung teilzunehmen. Alle zwei Jahre tun dies noch 26,5 Prozent. 30,1 Prozent besuchen die Tagung seltener als alle zwei Jahre, 11,5 Prozent nehmen nie daran teil. Weitere Analysen werden zeigen, welche Befragten (z.B. nach Bibliothekstyp, -größe) das Tagungsangebot nicht erreicht. So soll ermöglicht werden, entsprechende Maßnahmen treffen zu können, damit diesen Mitgliedern wichtige Informationen nicht vorenthalten bleiben. Gründe für die Nichtteilnahme 2007 Um herauszufinden, welche Gründe die Mitglieder an der Teilnahme hindern, wurden diejenigen befragt, die angegeben hatten, 2007 an der Jahrestagung in Ulm nicht teilgenommen zu haben. Als häufigster Grund für eine Nichtteilnahme wurden persönliche Gründe wie Krankheit oder Urlaub genannt (43,8%). Es folgen sonstige Gründe (20,3%, hier häufig genannt: aktuell hoher Arbeitsanfall, Rücksichtnahme auf Kollegen), die als zu weit empfundene Entfernung des Tagungsortes (18,8%), die fehlende Übernahme der Reisekosten durch den Arbeitgeber sowie das als nicht ausreichend interessant empfundene Tagungsprogramm (jeweils 12,5%). Keine Freistellung von Dienst erhielten 9,4 Prozent. Lieber zur gleichzeitig stattfindenden ASpB-Tagung gefahren sind hingegen nur 4,7 Prozent. Die Tagungsgebühr wurde von 3,1 Prozent als zu hoch empfunden. Weitere Analysen werden zeigen, welche Gründe für bestimmte Mitgliedergruppen besonders relevant sind. Wichtigkeit von Tagungsinhalten Spitzenreiter bei der Jahrestagung ist der informelle Erfahrungsaustausch, der zwischen den Kollegen stattfindet (97,3% sehr wichtig oder wichtig, Abbildung 6 ), dicht gefolgt von den Vorträgen und Erfahrungsberichten, die auf dem Programm stehen (96,4% sehr wichtig oder wichtig). Es folgen die Arbeitskreissitzungen (80,3% sehr wichtig oder wichtig) und Workshops (71,6% sehr wichtig oder wichtig). Mehr als die Hälfte der Befragten findet auch die Firmenausstellung und den Kontakt zu Firmenvertretern vor Ort sehr wichtig oder wichtig (51,8%). Das Schlusslicht bilden die Firmenvorträge, die jedoch auch von mehr als 40 Prozent der Befragten für sehr wichtig oder wichtig befunden werden (42,8%). Ausrichtung einer Jahrestagung Es wurde gefragt, ob der Befragte sich vorstellen könne, seinen Unterhaltsträger dafür zu gewinnen, innerhalb der nächsten fünf Jahre Gastgeber der AGMB-Jahrestagung zu sein. 19 Prozent der Befragten antworteten mit ja, 18 Prozent sind unentschieden, 63 Prozent schließen es aus. Als Gründe für die Unentschlossenheit wurden genannt: anstehende Umstrukturierungsmaßnahmen in der eigenen oder der Trägereinrichtung, personelle und räumliche Engpässe. Als Ablehnungsgründe wurden hauptsächlich personelle und räumliche Engpässe angeführt sowie das fehlende "Standing" der Bibliothek innerhalb der Trägereinrichtung. Kandidatur für den Vorstand Auf die Frage, ob sich der Befragte vorstellen könnte, innerhalb der nächsten drei Jahre einmal für den Vorstand zu kandidieren, antworteten immerhin neun Teilnehmer mit ja. 10 Teilnehmer schließen es nicht grundsätzlich aus, 92 können es sich hingegen nicht vorstellen. Als Gründe für die Unentschlossenheit wurden genannt: fehlende Zeit für Vorstandsaufgaben, Unklarheit über den zeitlichen und inhaltlichen Aufwand eines solchen Amtes. Als Gründe für eine Nicht-Kandidatur wurden hauptsächlich fehlende Zeit, Engagement in anderen Gremien, ein subjektiv zu hoch empfundenes Alter und eine vermutete fehlende Eignung genannt. Fazit Die Befragung der Mitglieder liefert wertvolle Hinweise für die weitere Gestaltung der Angebote der AGMB. Dadurch dass die Mitglieder die Möglichkeit hatten, bestehende Angebote zu bewerten und eigene Vorschläge einzubringen, können künftig Angebote gezielt verbessert und ggf. Schwerpunkte gesetzt werden. Hier sind insbesondere zu nennen die Forderung nach einer aktiven Interessenvertretung der medizinischen Bibliotheken und Informationseinrichtungen gegenüber Firmen, Öffentlichkeit und Politik durch offizielle Stellungnahmen der AGMB und die regelmäßige Information der Mitglieder über Fortbildungen im Bereich Medizin-Bibliotheken. Überrascht hat die Task-Force, dass die Informationskanäle der AGMB (Medinfo, MEDIBIB-L und die Zeitschrift GMS Medizin – Bibliothek – Information) bei jedem fünften bis zehnten Mitglied noch unbekannt sind. Weiterhin bestätigte die Befragung, dass gegenwärtig nur wenige Mitglieder dazu bereit oder in der Lage sind, Vorstandsarbeit zu leisten oder als Gastgeber der Jahrestagung zu fungieren. Um an dieser Situation etwas zu ändern, muss dringend etwas dafür getan werden, die zeitlichen und personellen Anforderungen an ein Vorstandsamt bzw. eine Gastgeberschaft transparenter zu machen. Ausblick Zunächst einmal werden der einfachen Auswertung der Befragung weiterführende Analysen folgen. Ausgewertet und präsentiert wurden bisher nur die einfachen Häufigkeiten (univariate Datenanalyse). Bivariate und multivariate Analysen stehen noch aus. Diese werden eine bessere Interpretation der Ergebnisse ermöglichen. Aus den Befragungsergebnissen und den in den Arbeitstreffen entwickelten Ideen und Vorschlägen wird die Task-Force Empfehlungen entwickeln, die sie an den Vorstand der AGMB weiterleiten wird. Die Task-Force hofft, dem Vorstand damit eine Entscheidungsgrundlage zu liefern, die für die Verbesserung von Angebot und Leistungen des Verbandes im Sinne der Mitglieder hilfreich ist. 0

1 1 Abbildung 1: Bibliothekstyp

2 2 Abbildung 2: Personelle Ausstattung

3 3 Abbildung 3: Position/Funktion des Mitglieds

4 4 Abbildung 4: Bibliothekarische Ausbildung

5 5 Abbildung 5: Wichtigkeit der Leistungen und Angebote der AGMB

6 6 Abbildung 6: Wichtigkeit von Tagungsinhalten

6 0 1 1 Fragebogen zur zukünftigen Ausrichtung der AGMB 1